Как правильно организовать посадку в автобусы

Организовать посадку взрослых в один или два автобуса сравнительно легко — при желании можно управиться за пять минут.

А если автобусов будет пять? Десять? Пятнадцать, двадцать? А если придётся рассаживать детей? А если…

Эти проблемы менеджеры Автомиллениума встречают каждый раз, когда им приходится организовывать поездку для кого-то, кроме военных. Там дисциплинированные люди: скажешь прыгать — будут прыгать, скажешь драться — будут драться, скажешь умереть за родину — умрут без разговоров. С другими гражданами так не получается, поэтому мы придумали мелкие предосторожности, помогающие не потерять никого и рассаживать толпу людей немного быстрее.

Какие меры принять до поездки

Узнайте ситуацию с парковками. Не на каждой парковке можно припарковать большой автобус. Не в каждом месте можно найти близлежащую парковку. Если вы будете управлять посадкой, расстояние до парковки важно: чем они ближе, тем проще рассаживать людей. Приходим на место и смотрим, какая там ситуация с парковками. Парковки точно есть, но они либо далеко, либо близко. Прямо сейчас это неважно, но на этапе посадки будет важно — чтобы помощники не потерялись в случае чего. Разбейте людей на группы. Так будет банально проще. Неважно, как именно разбивать их: по месту назначения, в которое сотрудники отправятся после корпоратива, по «A-B-C» уровню сотрудников или по отделам. Самое главное — разбить на группы и посчитать, сколько автобусов понадобится для поездки. Подготовьте списки. Если у вас больше тридцати людей — кто-то где-то обязательно затеряется. Если вы перевозите детей — этот список вообще обязателен, а его отсутствие карается законом. По спискам будет намного проще проверить, кто из людей на месте, а кого нужно пойти и найти: мало ли, отошёл человек покурить, а тут все уже собрались и уезжают. Наймите помощников и промоутеров. Когда вы начнёте управлять посадкой — будет не до частных случаев. Вряд ли у кого-то получится распределить толпу людей по группам, а после отвести каждую группу к её автобусу. Технически можно заставить людей подождать, но тогда на следующий день ждите обсуждений о плохой организации. Помощники организуют людей в группы и доведут до парковки. Там они вместе с промоутером, который будет стоять с табличкой, рассадят людей. Важно! Если до парковки далеко — убедитесь, что у всех ваших помощников есть навигация, и они смогут довести группу. Заставьте всех скачать 2Гис или ГуглКарты. Купите яркие цветные браслеты. Идея может показаться глупой, но по нашему опыту, искать людей с яркой финтифлюшкой на руке проще и тише. Видишь браслет нужного цвета — подошёл, сказал и человек уже идёт к своей группе. Если таких браслетов не будет — придётся организовывать группы по отдельности, использовать громкоговорители и возвращаться к громогласному управлению отдельными людьми. А ведь у вас задача более стратегического характера. Проведите инструктаж. На этом инструктаже нужно объяснить, что если сотрудник не собирается уезжать вместе со всеми, например, уйдёт пораньше или ему проще добраться из нужного пункта самому, то он идёт к ответственному лицу и просит, чтобы его вычеркнули из списков.

Как действовать после поездки, когда пора уезжать обратно

Свяжитесь с водителями до посадки. Нужно убедиться, что всё в порядке: они не попали в пробки, они уже подъехали и готовы принимать пассажиров. Постоянно держите связь — если место оживлённое и машины ездят постоянно, автобусы могут не припарковаться сразу. Чтобы не задерживать людей, проще будет отправлять группы не по порядку, а как приедут автобусы. Свяжитесь с помощниками. Дайте им задачу сворачивать корпоратив и начать распределять людей по группам. В этот момент браслеты, о которых мы говорили выше, очень пригодятся — пока помощники ходят по группам и разбивают людей, вы можете посидеть пару минут в тишине, выпить бокал вина и приготовиться к какой-нибудь мелочи, из-за которой несложный процесс накроет ваше спокойствие медным тазом. Ожидайте, пока что-то пойдёт не по плану. Люди — не роботы. Отдыхающие люди — тем более не роботы, поэтому какая-нибудь мелочь да возникнет. На парковке потребуют уехать, или на неё саму не получится заехать — всё занято, или кто-то из отдыхающих потеряется в здании… Десятки мелочей. Всего не предусмотреть. Сохраняйте спокойствие и не бросайтесь решать каждую мелочь самостоятельно. Потерявшийся отдыхающий или проблемы с парковкой — не мелочи. Но управляющий в такой ситуации — генерал, его главная задача — общий процесс. Конкретные задачи — это удел в первую очередь ваших помощников. Вы же подключайтесь, только когда ситуация становится совсем критической.

Хьюстон, я этого не вынесу! Это же адище!

Мы того же мнения, но пока что нас не просят развозить людей по домам. В основном отправляют на такси; иногда выходят из ситуации как-то ещё. Мы же со своей стороны, готовы прийти на помощь и в такой ситуации. Притом дополнительно проконтролируем, чтобы всё соответствовало закону: так случайная проверка ДПС точно не выявит нарушений и не задержит людей ни до праздника, ни после.